Algemene ledenvergadering (jaarvergadering)


Door de geldende coronamaatregelen is het afgelopen jaar nog niet gelukt een Algemene Ledenvergadering te beleggen. Toch zullen we een dezer dagen dit wel moeten doen, want er zijn een aantal zaken waarover de leden moeten beslissen. We hebben gezocht naar mogelijkheden om dit dan – hopelijk eenmalig – online te kunnen laten plaatsvinden. Het heeft even wat tijd gekost, met name om een geschikte oplossing te kunnen vinden, maar die is er inmiddels. Derhalve kunnen we aankondigen dat de jaarvergadering 2021 van de Algemene Ledenvergadering zal plaatsvinden op:

Zaterdag 18 december om 13:30 uur
ONLINE VIA ZOOM

 

We vergaderen online met behulp van ZOOM. Stemmingen worden ook online uitgevoerd. Links naar de stemmingen worden tijdens de vergadering aan alle stemgerechtigde deelnemers verstrekt. Het is misschien niet de meest gewenste manier van vergaderen, maar gelet op de stijgende coronabesmettingen en de maatregelen die de Rijksoverheid heeft ingesteld, zien we ons genoodzaakt het op deze manier te organiseren.

Wat heb je nodig?

Om deel te kunnen nemen aan de vergadering heb je nodig:

  • Verbinding met internet
  • Computer of een mobiel apparaat (tablet, smartphone) met luidspreker/koptelefoon, camera en microfoon
  • Webbrowser en/of de Zoom app

Via e-mail of Whatsapp ontvang je een link waarmee je kunt deelnemen aan de online vergadering. Tegen 13:30 klik je hierop om toegang te krijgen.

Wat staat er op de agenda?

 
        • Opening en vaststellen agenda (voorzitter)
        • Notulen vorige jaarvergadering
        • Jaaroverzicht door het bestuur (voorzitter)
        • Financieel verslag (penningmeester)
        • Kascommissie
        • Terugblik trainerswisseling
        • Nieuwe statuten (stemming)
        • Nieuw huishoudelijk reglement (stemming)
        • Vaststellen nieuwe contributiebedragen (stemming)
        • Speerpunten beleid 2022
        • Commissies en vrijwilligers
        • Jubileumjaar 2022
        • Atleet van het jaar
        • Bestuursverkiezing (stemming)
        • Rondvraag
        • Sluiting

Bij aanvang van de vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Eventueel kunnen dan nog kleine wijzigingen worden aangebracht.

Nieuwe regelgeving

Er is dit jaar nieuwe wetgeving in werking getreden voor verenigingen (WBTR). Als gevolg hiervan zijn we verplicht onze statuten aan te passen aan deze regelgeving. De nieuwe wetgeving regelt een verbetering van bestuur en toezicht van verenigingen. De Atletiekunie maakt het haar leden gemakkelijk door standaard-statuten aan te bieden. Ook momenteel gebruiken wij de standaard-statuten van de Atletiekunie.

De conceptversie van de nieuwe statuten kun je hieronder downloaden. Ook de huidige statuten kun je hier inzien en een overzicht van de belangrijkste wijzigingen. We vragen eenieder hiervan kennis te nemen, zodat je weloverwogen je stem kunt uitbrengen.

Naast nieuwe statuten hebben we een nieuw huishoudelijk reglement opgesteld. Het oude reglement stamt uit 2004 en is behoorlijk gedateerd. Veel van de regels die daarin zijn opgenomen, zijn niet meer van toepassing op de huidige situatie of inmiddels achterhaald door de realiteit van alledag. Enkele regels waren zelfs in strijd met de statuten en dus niet geldig. Daarnaast waren te veel zaken te veel in detail beschreven, waardoor het niet meer werkbaar was. Een aanpassing is dan ook dringend gewenst. Ook hier hebben we ervoor gekozen het reglement te baseren op het modelreglement van de Atletiekunie, aangepast op onze specifieke situatie. 

Evenals bij de statuten, kun je van het huishoudelijk reglement hieronder de oude en de nieuwe versie downloaden en is er een overzicht van de voornaamste wijzigingen. Hiermee kun je jezelf informeren alvorens je stem uit te brengen.

Voor het vaststellen van zowel het huishoudelijk reglement als de statuten geldt dat voorafgaand een en ander in de vergadering zal worden besproken. Zie je in de nieuwe regelgeving zaken die niet kloppen of wil je graag iets wijzigen aan de concept-regels? Stuur dan z.s.m. een mailtje naar info@avjahnii.nl. We kunnen dan eventuele wijzigingsvoorstellen ook in stemming brengen, indien nodig. Wijzigingsvoorstellen kunnen ingediend worden t/m11 december 2021.

Procedure nieuwe statuten

Om nieuwe statuten te kunnen vaststellen, is een meerderheid nodig van tweederde van alle stemgerechtigde leden. Als er minder leden dan tweederde deelnemen aan de vergadering, dan dient binnen vier weken een nieuwe algemene ledenvergadering te worden belegd, waar opnieuw wordt gestemd over het vaststellen van de nieuwe statuten. Tijdens deze tweede vergadering is een tweederde meerderheid van de deelnemers (ongeacht het aantal) voldoende om de nieuwe statuten aan te nemen. Op dit moment hebben we 81 stemgerechtigde leden. Dat betekent dat bij de ALV een aantal van 54 stemmen nodig zou zijn.

De statuten dienen overigens ook goedgekeurd te worden door de Atletiekunie. Aangezien wij gebruik maken van de modelstatuten van de Atletiekunie, voorzien wij daarbij geen problemen. Mochten er artikelen gewijzigd worden, zullen deze eerst voorgelegd moeten worden aan de Atletiekunie. Wanneer deze de wijzigingen niet goedkeurt, moeten er nieuwe vergaderingen worden belegd. Na goedkeuring door de Atletiekunie zal het bestuur de nieuwe statuten zo snel mogelijk vastleggen bij de notaris en deponeren bij de Kamer van Koophandel.

Procedure huishoudelijk reglement

Het Huishoudelijk Reglement wordt vastgesteld bij tweederde meerderheid van de aan de vergadering deelnemende leden. Het nieuwe huishoudelijk reglement treedt onmiddellijk in werking.

Bestuursverkiezing

Dit jaar aftredend:

  • René Hulshof, penningmeester (niet herkiesbaar)

Daarnaast zijn er nog twee vacatures binnen het bestuur. Er dienen dus drie nieuwe bestuursleden te worden verkozen. Het bestuur draagt hiervoor de volgende kandidaten voor:

  • Geesje Barelds
  • Jolanda Fens
  • Aaltsje Koudenburg

Zonder tegenkandidaten zullen deze kandidaten tijdens de vergadering geacht worden te zijn verkozen. Tegenkandidaten zijn welkom en kunnen zich opgeven per e-mail bij het bestuur: info@avjahnii.nl t/m 11 december. Lukt het niet per e-mail? Neem dan telefonisch contact op met de voorzitter!

Om iemand als tegenkandidaat op te geven is, conform de statuten, het volgende nodig:

  • Ondertekende verklaring van de kandidaat dat deze akkoord gaat met de kandidaatstelling
  • Verklaring van steun door ten minste drie stemgerechtigde leden (of diens wettelijk vertegenwoordiger).

De betreffende verklaringen dienen uiterlijk 12 december ingediend te worden bij het bestuur.

Het nieuwgekozen bestuur is meteen actief en bevoegd na afloop van de vergadering. De functies en taken worden, conform de statuten, door het bestuur in de eerste bestuursvergadering na de ALV in onderling overleg bepaald. De uitkomst hiervan wordt zo snel mogelijk aan de leden bekendgemaakt.

Overige agendapunten

Voor de overige agendapunten geldt dat het bestuur eventuele stukken per e-mail en/of de whatsapp-groepen aan de leden zal sturen vóór 12 december, zodat leden kennis kunnen nemen van de benodigde informatie. De betreffende stukken en informatie zullen ook onderaan dit artikel worden gepubliceerd. Dit artikel kun je opzoeken via het menupunt Voor leden > ALV 2021 bovenaan de site.

Stemrecht

Wellicht ten overvloede, maar voor alle zekerheid toch nog even ter informatie: ieder gewoon lid heeft stemrecht. Leden vanaf 15 jaar mogen zelf hun stem uitbrengen; leden jonger dan 15 jaar worden vertegenwoordigd door één ouder/verzorger. Leden kunnen een ander lid machtigen namens hen een stem uit te brengen. Formulieren hiervoor zijn hieronder te downloaden en dienen volledig ingevuld vóór aanvang van de vergadering aan de voorzitter overhandigd te worden.

Stukken t.b.v. de ALV 2021 (jaarvergadering)

Hieronder vindt u de documenten die nodig zijn voor de jaarvergadering. Alle stukken zijn te downloaden of te lezen met een klik op de knop. Neem hiervan kennis alvorens deel te nemen aan de vergadering s.v.p.